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淺述企業檔案收集工作

發布日期:2019-05-05  來源:本站  

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又到一年一度的批量文件歸檔時間了,文件的歸檔是檔案收集工作的一部分、是保證檔案數量與質量的關鍵,檔案文件只有完整、準確才能充分體現其憑證、查考價值。集團的檔案收集工作需要公司各部門、各下屬公司相關同事的密切配合才能順利的完成這項繁瑣卻十分重要的工作。

檔案收集是整個檔案管理工作的首要環節,通過收集歸檔,才能將分散的檔案文件集中到一起,為檔案的科學管理以及提供利用奠定基礎。就我們來說,涉及最多的就是把散落到各個職能部門、下屬公司以及個人手中的,能夠全面、真實地反映本企業歷史面貌的檔案材料收集到檔案室來。

要做好檔案收集工作,首先我們要知道怎么歸。要高質量的完成文件歸檔工作,需注意以下幾個要點:

1、 歸檔的文件材料應為原件。因故無原件的可歸具有憑證作用的文件材料。

2、 歸檔的文件材料必須完整、系統、準確,各項簽字手續完備。

3、 非紙質文件材料(照片、聲像文件、光盤及實物等)應與其文字說明一并歸檔;外文材料若有漢譯文的應與漢譯文一并歸檔,無譯文的要譯出標題后歸檔。

4、歸檔的文件材料一般一式一份。重要的、利用頻繁的可根據實際適當增加份數。

5、歸檔文件以“件”為基本整理單位。一般以每份文件為一件;文件正本與文件審批單為一件;合同原件與合同審批單為一件;正文與附件為一件;收文的文件處理單與收文為一件;多種文字形成的同一文件為一件;報表、名冊、圖表等一冊(本)為一件;來文與復文為一件(包括請示與批復、報告與批示、函與復函等);簡報一期為一件?;嵋槲募柿弦惶孜患?,會議記錄原則上一次會議為一件,也可一本()為一件。

 

其次我們要了解歸什么。文件的收集參照公司檔案管理制度中所列的歸檔范圍進行,這里我們重點提示,以下這些都是無須歸檔的:

1、 本單位重復文件或復印多余的文件。

2、 無查考、使用價值的事務性、臨時性文件。(如:一般性的會議、培訓、書刊征訂通知等)

3、 未經簽發的打印稿,一般性文件的歷次修改稿、校對稿(主要領導人親筆修改稿和負責人簽字的最后定稿除外)。

4、 單位內部互相抄送的文件材料。

5、 本單位負責人兼任外單位職務形成的文件材料。

6、 以參考為目的,從各方面收集的資料。

7、 參加非主管部門召開的會議,無貫徹執行要求和無查考價值的會議資料。

8、 上級機關任免、獎懲非本單位工作人員的文件材料。

9、 上級機關送來的征求意見的未定稿文件。

10、與公司生產、經營無聯系、無查考價值等文件資料。

檔案是企業經營、發展活動的真實記錄,是人們認識和把握客觀規律的主要依據。檔案管理是企業的基礎管理工作,只有夯實了基礎管理,企業才能走得更快、走得更遠。借助檔案,讓我們更好地了解過去,把握現在,預見未來。

(總裁辦公室 陳衛)
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